7 Tipps zur Erstellung eines absolut perfekten Aussendienstberichts

Wenn Sie im Aussendienst arbeiten, sind Berichte die wichtigste und mühsamste Aufgabe von allen. Wie können Sie also Ihre Aussendienstberichte verbessern, so dass sie nicht nur einfacher zu erstellen, sondern auch besser zu analysieren sind. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen 7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Aussendienstberichte.

Für ein Unternehmen kann es schwierig sein, Mitarbeiter zu bitten, Aussendienstberichte zu schreiben. Wer möchte nach einem Tag Arbeit draussen Berichte ausfüllen? Oder nach einer Nacht im Regen? Niemand! Und raten Sie mal, einfach den Auftrag zu erteilen, ohne den Kontext zu liefern, funktioniert nie. Wer hätte das gedacht?

Also, was können Sie tun? Zuerst müssen Sie die Realität der Arbeit Ihres Teams verstehen. Ehrlich gesagt, wissen Sie das wahrscheinlich schon, aber eine Auffrischung ist immer gut. Wenn Sie möchten, dass Ihr Aussendienstbericht gefüllt wird, müssen Sie es tun. Sie müssen verstehen, wie diese Arbeit am besten in den Arbeitsablauf Ihres Teams integriert werden kann.

Für Aussendienstmitarbeiter ist die Erstellung von Berichten eine zusätzliche Arbeit, die sie nicht unbedingt machen wollen. Um sicherzustellen, dass sie damit einverstanden sind, sollen Sie ihnen erklären, warum Aussendienstberichte von Vorteil sind und was Sie mit diesen Berichten machen werden. 

Genauso wichtig ist es, dass Sie Tools verwenden, die ihnen das Leben erleichtern. Wenn es einfach ist, Berichte zu erstellen, bekommen Sie alle benötigten Daten. Und Sie müssen die Mitarbeiter nie mehr bitten, Feldberichte auszufüllen. Um diese Utopie zu erreichen, brauchen Sie eine sorgfältige Auswahl der Tools, die Sie für Ihre Aussendienstberichte verwenden werden. Niemand mag eine hässliche Oberfläche, wo man die benötigten Informationen nicht finden kann. Wir möchten eine unkomplizierte Erfahrung.

Durch die Jahre haben wir viele Erfahrungen mit Aussendienstberichten gesammelt. In diesen Jahren haben wir viel über die besten Tools und Systeme für Ihren Aussendienst gelernt. Und durch die folgenden 6 Tipps werde ich diese Erfahrung mit Ihnen teilen. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen werden, detaillierte Aussendienstberichte zu erhalten.

Gut! Dieser Tipp ist vielleicht offensichtlich. Trotzdem ist es notwendig, diesen Punkt zu betonen. Gestalten Sie Ihre Aussendienstberichte so einfach wie möglich. Je mehr Details Sie in Ihrem Formular haben, desto schwieriger ist es auszufüllen. Und, wenn es schwer oder langwierig ist, wird niemand es richtig ausfüllen. Weniger Daten sind besser als keine Daten.

Um zu wissen, welche Informationen Sie in Ihren Berichten benötigen. Beginnen Sie damit, sich einige Fragen zu stellen:

• Was ist mein Endziel mit diesen Daten?
• Möchte ich diesen Feldbericht archivieren?
• Benutze ich meinen Feldbericht, um Kunden zu berechnen?
• Benutze ich es als Nachweis? 

So können Sie bestimmen, welche Daten Sie benötigen. Mit diesem Ziel beginnen Sie mit einer Liste der benötigten Daten.  Sie können alle auflisten. Wenn Ihre Liste fertig ist, geben Sie zu jedem Element eine Wichtigkeitsstufe zwischen 1 und 5 ein (wobei 5 die geringste und 1 die höchste Wichtigkeit darstellt). 

Jetzt beginnen wir mit der Erstellung eines Aussendienstberichts für die Elemente mit hoher Wichtigkeit aus Ihrer Liste. Für jedes dieser Elemente können Sie die beste Methode zur Erfassung der Daten wählen. Soll der Bediener einen Text schreiben, ein Kästchen ankreuzen, mehrere Kästchen ankreuzen, ein Element in einer Liste auswählen? Es gibt mehrere Lösungen, um die gleichen Informationen zu sammeln. Überlegen Sie, welche Lösung für Ihre Bediener einfacher ist. Sie erstellen zum Beispiel Aussendienstberichte, um Informationen über Projekte zu sammeln. Wenn Sie drei Projekte haben, setzen Sie in Ihrem Aussendienstbericht Kontrollkästchen statt eines Eingabefeldes ein. Weil die Auswahl weniger Zeit dauert, verbessern Sie die Qualität der gesammelten Informationen. 

Sie können bei jedem Element Ihrer Liste angeben, welche Art von Element (Kontrollkästchen, Eingabefeld usw.) Sie für die Erfassung der Informationen verwenden. Mit Hilfe dieser Liste können Sie Ihren Aussendienstbericht schnell erstellen. Sie sind nun bereit, Ihren Bericht zu erstellen. Passen Sie auf, dass Sie in der ersten Version nicht zu viele Details einbauen. Sie sollten immer mit den wichtigsten Elementen anfangen und später erweitern.

Die folgenden Tipps geben Ihnen Hinweise, um Ihre Aussendienstberichte zu erstellen und zu generieren. Sie können aber auch mit Stift und Papier arbeiten, manchmal ist das alles, was Sie brauchen. Obwohl Stift und Papier für viele Anwendungsfälle gut sind, verursacht es später mehr Arbeit, um die Daten zu archivieren oder  Rechnungen zu erstellen. Nach meiner Erfahrung ist es nicht schlimm, ein paar einfache digitale Lösungen zu prüfen.

Die zweite Schwierigkeit ist die Weitergabe Ihres Aussendienstberichts. Vom Bediener, der den Feldbericht erstellt, bis zum Manager, der ihn analysiert, haben Sie ein hohes Risiko, die Informationen zu verlieren.

Und, wenn Sie alles mit Stift und Papier machen, der Prozess zur Weitergabe des Feldberichts muss robust sein. Und auch wenn er robust ist, riskiert man immer, einige Aussendienstberichte zu verlieren. Die einfachste Lösung für die gemeinsame Nutzung ist, dass Ihre Mitarbeiter den Aussendienstbericht in eine spezielle Mailbox in Ihrem Büro einwerfen.  Der beste Prozess zur Freigabe hängt jedoch stark von Ihrem Unternehmen ab. 

Auch wenn Ihr Prozess einfach ist, sollten Sie ihn unbedingt aufschreiben und mit allen teilen. Weil wir alle Prozesse vergessen, ist ein einfaches Erklären nicht genug. Schreiben Sie Ihren Prozess auf, teilen Sie ihn mit allen und hängen Sie ihn in Ihrer Werkstatt oder Ihrem Büro aus.

Aber am besten ist die Weitergabe möglich, wenn Sie eine automatische Lösung haben. So müssen Sie nicht an die Weitergabe Ihres Aussendienstberichts denken. Trotzdem müssen Sie von Stift und Papier und PDF-Formularen wegkommen und eine native digitale Lösung verwenden. 

Mit einer digitalen Lösung ist die Weitergabe kein Problem mehr. Oder genauer gesagt, es ist nicht mehr Ihr Problem. Ihr Provider muss dafür sorgen, dass die Daten übertragen werden. Ausserdem ermöglicht eine robuste digitale Lösung, die automatische Übertragung Ihrer Aussendienstberichte.

Schauen wir uns mehr Details zu digitalen Lösungen für Ihre Aussendienstberichte an.

Im letzten Abschnitt haben wir kurz über digitale Lösungen zur Erfassung Ihres Aussendienstes gesprochen. In diesem Abschnitt möchte ich darauf im Detail eingehen. Was können Sie davon erwarten? 

Aber warum digital, wenn Sie das auch mit Stift und Papier (oder über PDF- und Word-Formulare) machen könnten? Weil Sie bei solchen hausgemachten Lösungen für alles selbst verantwortlich sind. Sicher kostet es nichts, aber Sie haben die Probleme. Bei einer Selbstbaulösung für Aussendienstberichte sind Sie für die Weitergabe aller Daten verantwortlich. Sie müssen dafür sorgen, dass die Bediener ihre Aussendienstberichte schreiben, sie an ihren Vorgesetzten weitergeben, sie archivieren, usw. Das kann schnell zu viel werden. Aus diesem Grund sollten Sie eine digitale Lösung implementieren, die diese Aufgaben für Sie erledigt.

Was Sie normalerweise von einer Software für Ihre Aussendienstberichte erwarten können, ist eine Lösung :

• Daten über Ihren Aussendienst für Sie sammelnd
• Anpassbar an Ihre Bedürfnisse
• Mit einer eingebauten, anpassbaren Feldbericht-Funktion
• Automatische Übermittlung des Feldberichts vom Bediener an den Manager

Wenn Sie nach Lösungen für Ihre Aussendienstberichte (oder andere digitale Lösungen) suchen, sollten Sie nach einer Lösung suchen, bei der Sie klein anfangen und dann wachsen können. Einige digitale Lösungen sind sehr klein. Sie sind sehr gut bei einer Sache, mehr nicht. Einige andere Lösungen machen mehrere Aufgaben. Aber es kann fast unmöglich werden, die Lösung zu verstehen. 

Die ideale Lösung bietet Ihnen eine grundlegende Plattform, um schnell Aussendienstberichte zu erstellen. Mit ein paar Klicks sollten Sie bereits sein, Daten aus dem Feld zu berichten. Dann können Sie es für ein paar Wochen mit einfachen Aussendienstberichten verwenden. Mit mehr Erfahrung können Sie später Ihren Feldbericht ausbauen, um alle benötigten Daten zu speichern. 

Achten Sie auch darauf, ob die Lösung eine Exportmöglichkeit für Ihre Daten bietet oder ob Sie diese Lösung über eine API mit einer anderen digitalen Lösung integrieren können. Obwohl diese Dinge für Sie zurzeit vielleicht noch nicht interessant sind, eröffnen sie Möglichkeiten für Ihr Wachstum. Zweitens stellen sie sicher, dass Sie Ihre digitale Lösung für Aussendienstberichte mit anderen Tools oder Lösungen verbinden können.

Normalerweise können Sie mit einer geeigneten digitalen Lösung für Aussendienstberichte mehr tun und einige Aufgaben automatisieren. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die Möglichkeit ein, etwas automatisch zu tun.

Wenn Sie alles von Hand machen, müssen Sie jede einzelne Information selbst eingeben. Und das ist nicht sehr effizient. Mit einer digitalen Lösung zur Erstellung Ihrer Aussendienstberichte müssen Sie in der Regel nicht alles selbst eingeben. Was können Sie also von einem solchen Tool erwarten:

1. Geolokalisierung von allem, was Sie tun
2. Erfassung aller Ihrer Aktivitäten
3. Materialien und Verbrauchsmaterialien erfassen
4. Formulare oder Vor-Ort-Berichte ausfüllen
5. Notizen mit Text, Audio, Video oder Bild registrieren
6. Alles in massgeschneiderte Berichte exportieren

Eine digitale Lösung für Ihre Aussendienstberichte kann Ihnen also viel bieten. Was für Sie an einem solchen System interessant ist, ist die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben zu automatisieren. Lassen Sie uns ein einfaches Beispiel nehmen. Sie führen einige Wartungsarbeiten auf dem Feld durch. Während Ihrer Schicht arbeiten Sie auf mehreren Baustellen. Am Ende des Tages müssen Sie einen Bericht über alle durchgeführten Wartungsarbeiten schreiben. In jedem Aussendienstbericht sollen Sie Informationen über das Projekt und die verwendeten Verbrauchsmaterialien eintragen und ein Bild der durchgeführten Arbeit anhängen. Sollten Sie das manuell machen, ist das ein Albtraum. Sie brauchen mehrere Dokumente; eine Methode, um diese Dokumente zu teilen, eine Methode, um die Bilder zu teilen, und Sie müssen sich erinnern, welches Bild wo aufgenommen wurde. Da kann viel schief gehen. Aber mit einer Software geht das alles besser. Während des Einsatzes machen Sie ein Bild, welches automatisch an dem Ort lokalisiert wird. Und über ein Formular melden Sie Informationen über die durchgeführten Wartungsarbeiten. Die Software lokalisiert alles für Sie. 

Aber es ist nicht nur besser für die Berichterstellung aus dem Feld, sondern auch viel besser für die Analyse. Sie müssen nicht mehr komplexe Aussendienstberichte entschlüsseln und mit Bildern abgleichen. Sie müssen nicht mehr alles in Ihrem Dokument archivieren und manuell eine Rechnung für Ihren Kunden erstellen. Sie können den kompletten Aussendienstbericht direkt auf Ihrem Computer und manchmal sogar auf Ihrem Smartphone auswerten. Alle Aussendienstberichte werden dann automatisch gespeichert und Sie können jeden Bericht in einem gemeinsam nutzbaren Format exportieren. 

Wenn Sie ein digitales Tool zur Verwaltung Ihrer Aussendienstberichte auswählen, wollen Sie ein starres System, das keine Möglichkeit zur Anpassung bietet. Deshalb müssen Sie ein Tool mit Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Berichte wählen.

Warum Sie Aussendienstberichte erstellen, was Sie damit berichten wollen oder wie Sie es berichten wollen, ist normalerweise individuell. Ihre Bedürfnisse und Ihre Prozesse sind in jeder Organisation anders. Deshalb brauchen Sie eine Lösung, die Sie an sich selbst anpassen können. Am Anfang könnte es wie mehr Arbeit erscheinen, weil Sie ein paar Elemente einstellen müssen. Aber mit der Zeit verändern sich Ihre Bedürfnisse. Und Ihre Lösung immer wieder auf Ihre Bedürfnisse anpassen zu können, ist ein langfristiger Vorteil.

Ein Risiko bei der Anpassung ist, dass die Lösung am Ende sehr komplex werden kann. Achten Sie also darauf, wie die Lösung funktioniert und wie Sie Ihre eigenen Aussendienstberichte erstellen können. Hier sind ein paar wichtige Punkte:

1. Kann ich es kostenlos ausprobieren? Wenn ja, ist das super, weil Sie die Lösung direkt testen können. Versuchen Sie, Ihren Bericht für Felddienste zu erstellen.
2. Ist es einfach, meinen Aussendienstbericht zu bearbeiten? Das ist ein wichtiger Punkt. Sie wollen kein System, bei dem Sie Stunden brauchen, um eine Information hinzuzufügen.
3. Gibt es verfügbare Schulungen? Für eine effiziente Nutzung Ihrer Lösung ist es wichtig herauszufinden, ob Sie auf Schulungen und Hilfen zur Erstellung Ihres Aussendienstberichts zurückgreifen können.
4. Kann ich meinen Aussendienstbericht exportieren? . Suchen Sie nach einer digitalen Lösung mit Exportmöglichkeit für Ihre Berichte und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an.

Deshalb haben wir bMoves entwickelt, die Lösung, für die Verwaltung Ihres Aussendienstes. Mit unserer mobilen Anwendung können Sie alles erfassen, was Sie auf dem Feld machen. Und wenn Sie Fahrzeuge haben, können Sie diese automatisch in den gleichen Einsatz integrieren, um die Daten zu erhalten. Für eine perfekte Analyse stellt bMoves alles, was Sie tun, auf einer Karte dar. 

Mit bMoves können Sie jeden Aussendienstbericht direkt auf einer Karte auswerten. Und mit einem Klick können Sie ein herunterladbares und bearbeitbares Dokument erzeugen. Sie können nicht nur sehen, was aktuell in Ihrer Organisation passiert, sondern auch, was bis zu 10 Jahre in der Vergangenheit passiert ist und die Situation so wiedergeben, als ob sie live wäre.

Und noch besser: Alles, was Sie mit bMoves machen, können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dank unseres benutzerfreundlichen Management-Tools können Sie Ihre Aussendienstberichte an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mit bMoves haben Sie die volle Kontrolle, um das Beste aus Ihrer digitalen Lösung herauszuholen!