Les logiciels de gestion des interventions sont très utiles. Ils vous permettent d'avoir un aperçu de ce que fait votre équipe. Ils permettent également de gagner du temps et de l'argent en digitalisant et en automatisant des tâches qui prennent beaucoup de temps.
Mais quand on dit ça, la réponse est toujours la même. "C'est pour les grandes entreprises" ; "Je n'ai pas les ressources pour cela" ; "C'est beaucoup trop complexe". C'est pourquoi nous avons créé cet article de blog, pour vous donner 5 conseils pratiques pour commencer avec le logiciel de gestion des interventions pour votre PME.
La première question que vous pourriez vous poser est la suivante : pourquoi faut-il s'emmbêter à obtenir un logiciel de gestion des interventions ? Il y a beaucoup de raisons, mais laissez-moi vous en donner trois :
- Arrêtez de demander " Tu fais quoi ?" Avec un logiciel de gestion des interventions, vous savez toujours ce que font vos opérateurs.
- Arrêtez de demander " Où es-tu maintenant ?" Avec un logiciel de gestion des interventions, vous savez toujours où se trouvent vos opérateurs.
- Commencez à gagner du temps. Avec un logiciel de gestion des interventions, vous n'avez pas à vous poser sans cesse les mêmes questions et vous n'avez pas à vous embêter avec des processus papier complexes pour obtenir votre rapport sur site.
Et c'est qu'une fraction des raisons pour lesquelles un logiciel de gestion des interventions est un atout pour votre PME.
Alors, par où commencer pour la mise en place de ce nouveau logiciel pour vos services sur site ? Laissez-moi vous donner un premier conseil
C'est le conseil le plus important que vous pouvez obtenir lorsque vous commencez un projet de digitalisation. Et c'est la clé pour les PME qui démarrent avec un logiciel de gestion des interventions.
Pourquoi ? Parce qu'il y a beaucoup de possibilités. Vous pouvez toujours aller plus loin. Obtenir une information supplémentaire, automatiser un processus supplémentaire, ... Mais c'est une pente savonneuse. Continuez sur cette voie et vous construirez une énorme infrastructure logicielle qui vous coûtera un bras et que personne dans votre équipe n'utilisera.
Pour chaque tâche que vous souhaitez accomplir avec un logiciel, posez-vous deux questions :
- La tâche est-elle longue à effectuer manuellement ?
- Cette tâche est-elle fréquente ?
Si vous avez répondu oui aux deux questions, c'est une tâche que vous devez absolument faire avec un logiciel. Si vous avez répondu oui à une seule question, avoir un logiciel pour effectuer cette tâche vous sera utile. En revanche, si vous avez répondu non aux deux questions, ne vous concentrez pas sur sa digitalisation pour l'instant.
Pour le service sur site, nous avons constaté que la grande majorité des intéressés répondent deux fois oui pour des tâches telles que la rédaction de rapports sur site, le partage de ces rapports avec leur responsable, la facturation des clients ou pour savoir quel opérateur je peux envoyer pour un travail urgent.
Pour une PME, vous devez vous concentrer sur les tâches qui vous font répondre deux fois oui. C'est là que votre logiciel de gestion des interventions apportera la meilleure valeur. Commencez petit ; vous pouvez toujours ajouter des couches d'automatisation ou de complexité plus tard si nécessaire.
Ca peut sembler un peu évident, mais c'est une étape importante. Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel de gestion des interventions, vous devez définir votre objectif. Avoir un seul objectif vous aidera tout au long de l'utilisation de votre logiciel.
Au début, gardez votre objectif réaliste et limité, et concentrez-vous sur quelque chose qui vous sera très utile. Un objectif réaliste et limité n'est pas une mauvaise chose. C'est une bonne chose. Il vous aide à vous concentrer uniquement sur les logiciels qui peuvent vous apporter une grande valeur.
Cet objectif sera votre boussole tout au long du processus de sélection et de démarrage avec les logiciels de gestion des interventions. Gardez-le toujours à l'esprit et revenez-y. Et plus tard, avec l'expérience, développez votre objectif.
Pour les PME qui s'intéressent aux logiciels de gestion des interventions, les objectifs les plus courants sont "Créer automatiquement des factures pour mon client" ; "Garder un œil sur l'endroit où se trouve mon équipe" ou "Suivre toutes les activités effectuées par mon équipe".
Vous pouvez consulter toutes les fonctionnalités de bMoves pour avoir un aperçu de ce que vous pouvez faire.
Après avoir fixé votre objectif. Vous devez définir clairement quels sont vos besoins pour atteindre votre objectif. Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin ? Quelles sont les fonctionnalités qui seraient souhaitables ?
Énumérer chacune de ces fonctionnalités dans un document. A côté, indiquez si l'élément est critique (vous en avez absolument besoin), important (vous en avez besoin) ou souhaitable (il serait utile). Plus tard, lorsque vous examinerez vos options, revenez à ce document. Adaptez-le si nécessaire. C'est votre feuille de route pour sélectionner le logiciel de gestion des interventions parfait pour votre PME.
Pour la plupart des PME, lorsqu'elles recherchent un logiciel de gestion des interventions. Leurs besoins sont assez similaires. Nous énumérons donc ci-dessous les besoins les plus courants décrits par la majorité des PME.
- Un logiciel en ligne unique et facile à utiliser
- Une application mobile pour enregistrer mon travail
- Une plateforme pour superviser visuellement le travail de mon équipe
- La possibilité de créer, d'adapter ou de personnaliser les rapports sur place
- Un outil pour exporter des rapports personnalisés
- La possibilité de créer, supprimer ou mettre à jour les utilisateurs et leurs accès
Mais au-delà des fonctionnalités, vos besoins doivent également inclure ce que vous souhaitez obtenir de l'entreprise qui vous fournit le logiciel de gestion des interventions. Il s'agit de choses comme être disponible pour répondre à mes questions, offrir une aide en ligne, ...
Vous avez le choix entre plusieurs logiciels de gestion des interventions sur le marché. Certains sont bons, d'autres complexes, d'autres plus modestes. Vous avez le choix entre de nombreux logiciels. Le réflexe peut être de discuter avec certains vendeurs de leur logiciel de gestion des interventions. Ensuite, vous pouvez voir une démonstration, obtenir un devis et acheter le système.
Eh bien, c'est une façon de faire. Mais en tant que PME, vous avez une énorme opportunité de mieux faire ça. Vous pouvez l'examiner vous-même et commencer à vous en servir.
Vous pourriez vous demander, comment pouvez-vous examiner un logiciel de gestion des interventions pour votre PME ? Eh bien, la meilleure façon est de mettre la main dessus ! Alors, ciblez uniquement les logiciels de gestion des interventions gratuits et créez vous un compte. Les logiciels de gestion des interventions gratuits peuvent être de plusieurs types :
- Essai gratuit : Ce type de logiciel vous offre un temps limité pendant lequel vous pouvez le tester avant de devoir l'acheter.
- Freemium : Ce type de logiciel vous offre un temps illimité mais limite les fonctionnalités auxquelles vous pouvez accéder
- Logiciels gratuits : Ce type de logiciel vous donne accès à toutes les fonctionnalités gratuitement, pour toujours. C'est le meilleur type à choisir parce que vous n'êtes pas stressé par une horloge et que vous ne disposez pas d'un ensemble limité de fonctionnalités
Le mieux est donc de ne choisir que des logiciels gratuits. Ainsi, vous pourrez vraiment mettre la main sur tout ce que les logiciels de gestion des interventions ont à vous offrir.
Une dernière chose, faites attention à ne pas utiliser de logiciels gratuits qui vous obligent à saisir les informations de votre carte de crédit pour la partie gratuite. Si vous le faites, ils pourraient vous facturer certaines prestations sans que vous vous rendiez compte que vous utilisez des fonctions payantes.
C'est le dernier conseil pour vous. Vous devriez essayer bMoves, notre logiciel gratuit de service sur site. bMoves est conçu pour les PME et nous l'avons développé avec l'aide et le partenariat de plusieurs équipes et entreprises de service sur site. Grâce à leurs commentaires (et, nous l'espérons, aux vôtres aussi à l'avenir), nous améliorons sans cesse notre solution pour mieux vous servir.
Au coeur de bMoves se trouve une application mobile. Cette application géolocalise et enregistre tout ce que vous faites lorsque vous travaillez. Vous pouvez remplir des rapports et des formulaires personnalisés sur place, prendre des notes et utiliser du matériel ou des consommables. Tout ce que vous faites avec l'application bMoves est visualisable par vous en temps réel (et jusqu'à 10 ans dans le passé). Et tout peut être exporté dans des rapports personnalisés prêts à être partagés avec les clients ou les parties prenantes.
Pour un bel aperçu de ce qu'est bMoves, regardez la vidéo ci-dessous. Elle prend moins d'une minute et vous donnera un aperçu de ce que vous pouvez faire avec bMoves.
