7 conseils pour créer un rapport de travail absolument parfait

Lorsqu'on travaille sur le terrain, les rapports sont la tâche la plus importante et la plus fastidieuse de toutes. Alors comment améliorer vos rapports de travail sur le terrain en les rendant à la fois plus faciles à préparer et à analyser. Dans cet article, je vais vous donner 7 conseils pour améliorer vos rapports de travail sur le terrain.

Pour une organisation, demander aux opérateurs de rédiger des rapports de travail peut s'avérer délicat. Qui veut remplir des rapports après une journée de travail à l'extérieur ? Ou une nuit de travail sous la pluie ? Personne ! Et devinez quoi, donner simplement l'ordre sans fournir de contexte ne fonctionne jamais. Qui l'aurait cru ?

Alors, que pouvez-vous faire ? Tout d'abord, vous devez comprendre la réalité du travail de votre équipe. Honnêtement, vous le savez probablement déjà, mais un rafraîchissement n'est jamais une mauvaise chose. Si vous voulez que votre rapport de travail sur le terrain soit rempli, vous n'avez pas le choix. Vous devez comprendre comment vous pouvez intégrer au mieux ce travail dans le flux de travail de votre équipe.

Pour les opérateurs de terrain, la création de rapports est un travail supplémentaire qu'ils n'ont pas forcément envie de faire. Pour vous assurer qu'ils sont d'accord, vous devez donc leur montrer pourquoi les rapports de travail sur le terrain sont bénéfiques pour eux et pour vous, et ce que vous ferez avec ces rapports. 

Tout aussi important, vous devez utiliser des outils qui leur faciliteront la vie. Car si la rédaction des rapports est facile, vous disposerez de toutes les données dont vous avez besoin. Et vous n'aurez jamais à demander que les rapports de terrain soient complétés. Pour rendre cette utopie possible, vous devez sélectionner avec soin les outils que vous utiliserez pour vos rapports de travail sur le terrain. Personne ne veut d'une interface laide où il est impossible de trouver les informations nécessaires. Nous voulons tous une expérience claire et nette pour obtenir directement les informations dont nous avons besoin.

Au fil des ans, nous avons acquis une grande expérience des rapports de travail sur le terrain. Ces années nous ont beaucoup appris sur les meilleurs outils et systèmes à utiliser pour votre travail sur le terrain. Dans les 6 conseils suivants, je vais partager cette expérience avec vous. J'espère que ces conseils vous aideront à recevoir des rapports de travail sur le terrain détaillés.

Bon ! Ce conseil peut sembler évident. Cependant, il est nécessaire d'insister sur ce point. Faites en sorte que vos rapports de travail sur le terrain soient aussi simples que possible. Plus vous aurez de détails dans votre formulaire, plus il sera difficile à remplir. Et devinez quoi, s'il est difficile ou long à remplir, personne ne le fera correctement. Moins de données est mieux que pas de données du tout.

Pour savoir de quelles informations vous avez besoin dans vos rapports. Commencez par vous poser quelques questions :

• Quel est mon objectif final avec ces données ?
• Est-ce que je veux archiver ce rapport de terrain ?
• Est-ce que j'utilise ce rapport de terrain pour facturer les clients ?
• Est-ce que je l'utilise comme preuve ? 

En fonction de ce que vous voulez faire avec votre rapport de travail sur le terrain, vous pouvez déterminer les données dont vous avez besoin. Avec votre objectif en tête, commencez par dresser la liste de toutes les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez les énumérer au fur et à mesure qu'elles vous viennent. Une fois votre liste complète, indiquez un niveau d'importance entre 1 et 5 (5 étant l'importance la plus faible et 1 la plus élevée) à côté de chaque élément. 

Commençons par établir un rapport de travail sur le terrain pour les éléments les plus importants de votre liste. Pour chacun d'entre eux, vous pouvez maintenant choisir la meilleure façon de collecter l'information. L'opérateur doit-il écrire un texte, cocher une case, cocher plusieurs cases, sélectionner un élément dans une liste ? Il existe plusieurs solutions pour collecter la même information. Réfléchissez à celle qui est la plus facile pour vos opérateurs. Par exemple, vous créez des rapports de travail sur le terrain pour recueillir des informations sur les projets. Si vous avez trois projets, mettez des cases à cocher dans votre rapport de terrain au lieu d'un champ de saisie. Comme la sélection prend moins de temps, vous augmentez la qualité des informations que vous collectez. 

A côté de chaque élément de votre liste, vous pouvez indiquer quel type d'élément (case à cocher, champ de saisie, etc.) vous utilisez pour collecter l'information. Grâce à cette liste, vous pouvez créer rapidement votre rapport de travail sur le terrain. Vous êtes maintenant prêt à construire votre rapport. Veillez à ne pas incorporer trop de détails dans la première version. Commencez toujours par les éléments les plus importants et développez-les par la suite.

Les astuces suivantes vous donnent des conseils pour créer et générer vos rapports de travail sur le terrain. Mais vous pouvez aussi utiliser un stylo et du papier, c'est parfois tout ce dont vous avez besoin. Bien que le papier et le crayon conviennent à de nombreux cas d'utilisation, l'archivage, la production de factures ou la saisie des données sur un ordinateur représentent un travail supplémentaire. D'après mon expérience, ce n'est pas une mauvaise idée d'examiner certaines solutions numériques simples qui existent pour vous aider dans ce processus.

La deuxième difficulté majeure est le partage de votre rapport de travail sur le terrain. De l'opérateur qui rédige le rapport de terrain au responsable qui l'analyse, le risque de perdre des informations est élevé.

Et comme vous pouvez facilement le deviner, si vous faites tout au papier crayon, le processus de partage du rapport de terrain doit être rigoureux. Et même s'il est solide, vous risquez toujours de perdre certains rapports de travail sur le terrain. La solution la plus simple pour partager votre rapport est que vos opérateurs déposent le rapport de terrain dans une boîte aux lettres dédiée dans votre bureau. Néanmoins, le meilleur processus pour les partager dépend beaucoup de votre entreprise. 

Aussi simple que soit votre processus, assurez-vous de le mettre par écrit et de le partager avec tout le monde. Comme nous avons tous tendance à oublier les processus, il ne suffit pas de les raconter. Mettez votre processus par écrit, partagez-le avec tout le monde et exposez-le dans votre atelier ou votre bureau.

Mais le meilleur processus de partage possible consiste à utiliser une solution qui le fait automatiquement pour vous. Vous n'avez pas besoin de vous rappeler de partager votre rapport de terrain. Cependant, cela vous oblige à abandonner le papier et le stylo et les formulaires PDF pour utiliser des solutions numériques natives. 

Avec une solution numérique, le problème de la transmission des informations ne se pose plus. Ou plus précisément, ce n'est plus votre problème. C'est le rôle de votre fournisseur de s'assurer que les données sont transmises. En outre, une solution numérique résiliente rend automatique la transmission de vos rapports de travail sur le terrain, de sorte que ni vos opérateurs ni vos gestionnaires n'ont à s'en soucier.

Entrons dans le détail des solutions numériques pour vos rapports de travail sur le terrain.

Dans la section précédente, nous avons brièvement parlé des solutions numériques pour rendre compte de vos services sur le terrain. Dans cette section, je souhaite aborder ce sujet plus en détail. Que pouvez-vous en attendre ? Quels sont les écueils ? 

Mais pourquoi passer au numérique alors que vous pourriez le faire avec un stylo et du papier (ou au moyen de formulaires PDF et Word) ? Parce qu'avec ce genre de solutions artisanales, vous êtes responsable de tout. Certes, vous n'avez rien à payer, mais ce que vous avez, ce sont les problèmes. Avec une solution bricolée pour les rapports de travail sur le terrain, vous êtes responsable de la transmission de toutes les données. Vous devez vous assurer que les opérateurs rédigent leurs rapports de terrain, les partagent avec leur responsable, les archivent, etc. Cette tâche peut rapidement devenir accablante. C'est pourquoi vous devez mettre en œuvre une solution numérique qui gère ces problèmes à votre place.

Ce que vous pouvez généralement attendre d'un logiciel pour vos rapports de travail sur le terrain est une solution :

• Recueillant pour vous des données sur vos opérations sur le terrain.
• Personnalisable selon vos besoins
• Avec une fonction intégrée de rapport de terrain personnalisable
• Transmission automatique du rapport de terrain de l'opérateur au gestionnaire

Lorsque vous recherchez des solutions pour vos rapports de travail sur le terrain (ou tout autre type de solution numérique d'ailleurs), cherchez quelque chose qui vous permette de commencer petit et de vous développer. Certaines solutions numériques sont minuscules. Elles sont très bonnes pour faire une chose, c'est tout. D'autres solutions font beaucoup de choses. Mais se frayer un chemin dans leur fouillis peut devenir presque impossible. 

La solution idéale vous offre un canevas de base pour commencer rapidement à faire des rapports de travail sur le terrain. En quelques clics, vous devriez être en mesure d'établir des rapports de données sur le terrain. Vous pouvez ensuite l'utiliser pendant quelques semaines avec des rapports de travail sur le terrain simples. Plus tard, avec plus d'expérience, vous pourrez étoffer votre rapport de terrain pour enregistrer toutes les données dont vous avez besoin. 

Vous devez également garder l'œil ouvert si la solution vous offre un moyen d'exporter vos données ou d'intégrer cette solution à une autre solution numérique via une API. Bien que ces éléments ne soient peut-être pas bénéfiques pour vous dans l'immédiat, ils vous offrent une marge de progression. Deuxièmement, elles vous permettent de connecter votre solution numérique pour les rapports de travail sur le terrain à tout autre outil ou solution que vous pourriez acheter.

En général, une solution numérique adaptée pour les rapports de travail sur le terrain vous permet d'en faire plus et d'automatiser certaines tâches. Dans la section suivante, nous examinerons la possibilité d'automatiser certaines tâches.

Lorsque vous faites tout à la main, vous devez saisir vous-même chaque donnée. Ce n'est pas très efficace. Avec une solution numérique pour générer vos rapports de travail sur le terrain, vous ne devez généralement pas tout saisir vous-même. Que pouvez-vous attendre d'un tel outil ?

1. Géolocalisation de tout ce que vous faites
2. Saisie de toutes vos activités
3. Enregistrez les matériaux et les consommables que vous utilisez
4. Remplissez des formulaires ou des rapports sur place
5. Enregistrer des notes avec du texte, de l'audio, de la vidéo ou de l'image
6. Exportez tout dans des rapports personnalisés

Comme vous pouvez le constater, vous pouvez attendre beaucoup d'une solution numérique pour vos rapports de terrain. Ce qui est intéressant pour vous dans un tel système, c'est que vous pouvez automatiser plusieurs tâches. Prenons un exemple simple. Vous effectuez des travaux d'entretien sur le terrain. Pendant votre quart de travail, vous intervenez sur plusieurs sites. À la fin de la journée, vous devez rédiger un rapport sur tous les travaux de maintenance que vous avez effectués. Dans chaque rapport de travail sur le terrain, vous êtes censé saisir des informations sur le projet, les articles consommables que vous avez utilisés et joindre une photo du travail que vous avez effectué. Si vous faites cela à la main, cela va être un cauchemar. Il vous faut plusieurs documents, un moyen de partager ces documents, un moyen de partager les photos, et vous devez vous rappeler quelle image a été prise à quel endroit. Beaucoup de choses peuvent mal tourner. Mais la même chose avec un logiciel offre un processus plus fluide. Sur le terrain, vous prenez une photo qui est automatiquement localisée à l'endroit où vous l'avez prise. Et à l'aide d'un formulaire, vous rapportez des informations sur les travaux d'entretien que vous avez effectués. Le logiciel géolocalise tout pour vous. 

Mais ce n'est pas seulement mieux pour rapporter les données du terrain, c'est aussi bien mieux pour l'analyse. Vous n'avez plus besoin de décrypter des rapports de travail sur le terrain terriblement complexes et de les associer à des images. Vous n'avez plus à tout archiver dans votre document et à créer manuellement une facture pour votre client. Vous pouvez analyser le rapport de terrain complet directement sur votre ordinateur et parfois même sur votre smartphone. Tous les rapports de travail sur le terrain sont ensuite automatiquement sauvegardés et vous pouvez exporter chaque rapport dans un format partageable. 

Avec une solution numérique pour vos rapports de travail sur le terrain, non seulement vous gagnez du temps, mais vous travaillez mieux. Pour aller plus loin et améliorer vos processus, vous avez besoin d'une solution numérique personnalisable selon vos besoins. Et c'est notre conseil numéro 6 !

Lorsque vous choisissez un outil numérique pour gérer vos rapports de terrain, vous voulez un système rigide n'offrant aucun moyen de personnaliser l'expérience. C'est pourquoi vous devez choisir un outil offrant des possibilités de personnalisation de vos rapports.

La raison pour laquelle vous établissez des rapports de travail sur le terrain, ce que vous voulez rapporter avec eux ou la manière dont vous voulez le faire vous est généralement personnelle. Vos besoins et vos processus sont différents dans chaque organisation. C'est pourquoi vous avez besoin d'une solution que vous pouvez adapter à vous. Au début, cela peut sembler un surcroît de travail puisque vous avez généralement quelques éléments à mettre en place avant de commencer. Mais avec le temps, vos besoins évoluent. Et le fait de pouvoir continuer à adapter votre solution à vos besoins est un avantage à long terme.

Le risque de la personnalisation est que la solution devienne terriblement complexe. Gardez donc un œil sur le fonctionnement de la solution et sur la façon dont vous pouvez créer vos rapports de travail sur le terrain personnalisés. Voici quelques éléments auxquels il faut prêter attention :

1. Puis-je l'essayer gratuitement ? Si oui, c'est génial car vous pouvez directement tester la solution. Essayez de créer votre rapport pour les services sur le terrain.
2. Est-il facile d'éditer mon rapport de terrain ? C'est un point important. Vous ne voulez pas d'un système où il vous faut des heures pour ajouter un élément d'information.
3. Y a-t-il des cours disponibles ? Savoir si vous pouvez compter sur des cours et des aides pour vous aider à élaborer votre rapport de travail sur le terrain est essentiel pour une utilisation efficace de votre solution.
4. Puis-je exporter mon rapport de terrain ? Qui veut d'un système où vous ne pouvez pas obtenir vos données. Recherchez une solution numérique où vous pouvez exporter vos rapports et les adapter à vos besoins.

C'est pourquoi nous avons créé bMoves, la solution qui vous offre un excellent moyen de gérer vos travaux sur le terrain. Grâce à notre application mobile, vous pouvez enregistrer tout ce que vous faites sur le terrain. Et si vous avez des véhicules, vous pouvez les intégrer automatiquement à la même intervention pour obtenir leurs données. Pour une analyse parfaite, bMoves place tout ce que vous faites sur une carte. 

Avec bMoves, vous pouvez analyser chaque rapport de travail sur le terrain directement affiché sur une carte. Et en un clic, vous pouvez générer un document téléchargeable et modifiable. Non seulement vous pouvez visualiser ce qui se passe actuellement dans votre organisation, mais vous pouvez également visualiser ce qui s'est passé jusqu'à 10 ans dans le passé et rejouer la situation comme si elle était en direct.

Et mieux encore, tout ce que vous faites avec bMoves, vous pouvez le personnaliser selon vos besoins. Grâce à notre outil de gestion convivial, vous pouvez personnaliser vos rapports de travail sur le terrain selon vos besoins. Avec bMoves, vous avez le contrôle total pour tirer le meilleur parti de votre solution numérique !