Comment économiser de l'argent et du temps avec un logiciel de service pour électriciens ?

Il n'existe pas de définition unique et reconnue de ce qu'est un logiciel de service pour électricien. Ne partez pas tout de suite ! Ce n'est pas parce que la catégorie n'est pas utilisée que vous ne devez pas chercher un logiciel. Au contraire, si le mot "logiciel de service pour électricien" peut être compris comme signifiant simplement un logiciel permettant d'organiser vos services en tant qu'électricien, la réalité est plus large. 

Puisqu'il n'existe pas de catégories claires pour les logiciels de service pour électriciens, vous pouvez vous attendre à différents outils présentant des caractéristiques variables. Vous pourriez être tenté de faire des folies. Et en faisant cela, vous vous retrouvez avec une infrastructure logicielle complexe que personne n'utilisera. Mais il existe un moyen de sortir de ce bourbier.

Dans cet article de blog, je vais vous guider à travers 7 étapes pour vous aider à sélectionner le logiciel de service parfait pour votre entreprise d'électricien. Si vous mettez en œuvre les étapes que je décris, vous disposerez d'un logiciel de service pour électricien qui vous aidera à gagner du temps et de l'argent. Et seulement aux endroits nécessaires. Pas besoin d'ajouter un logiciel de service dans des processus fluides !

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une catégorie clairement définie, les logiciels de service pour électriciens offrent des fonctionnalités dans quatre catégories :

• Planification
• Documentation sur le terrain
• Analyse
• Exportation de rapports

Ok. Détaillons ces 4 catégories. Un logiciel de service doté d'outils de planification vous permet d'organiser vos techniciens de terrain et leurs interventions. Typiquement, vous pouvez prévoir des outils tels qu'un calendrier pour organiser vos interventions, des notifications d'interventions à venir, ou un formulaire pour commencer une nouvelle intervention. 

En ce qui concerne la documentation sur le terrain, vous pouvez prévoir des outils qui vous aideront à enregistrer vos activités sur le terrain, les matériaux utilisés, à signaler l'utilisation d'équipements, à partager des photos, des vidéos ou des audios, ainsi qu'à remplir des rapports de terrain. D'après mon expérience, c'est là que la plupart des organisations économisent beaucoup de temps et d'argent. 

Avec les outils d'analyse, vous inspectez chaque intervention documentée par vos techniciens de terrain.  La façon dont ces informations vous sont présentées diffère beaucoup d'un logiciel de service d'électricien à l'autre. Cependant, la plupart d'entre eux proposent des cartes pour un aperçu rapide des interventions en cours et passées, puis des vues supplémentaires pour une analyse détaillée.

Enfin, en ce qui concerne l'exportation de rapports, vous pouvez vous tourner vers deux types d'exportation. Le premier type est l'exportation manuelle.  L'exportation manuelle est un moyen pour vous d'exporter vos données dans des rapports pouvant être partagés. En général, vous pouvez personnaliser ces exportations en fonction de vos besoins. Grâce aux exportations manuelles, vous pouvez créer des factures, des rapports pour les parties prenantes, etc. La deuxième possibilité est l'exportation automatique. Les exportations automatiques sont des interfaces entre deux produits logiciels que vous possédez. Lorsque vous commencerez à étendre votre infrastructure numérique, cela s'avérera pratique.

Parfait. Maintenant que le sujet du logiciel de service d'électricien est introduit. Plongeons dans les détails.

Ce point pourrait être évident. Mais je préfère le répéter. Avant de faire le tour des solutions, d'obtenir une démo de l'équipe de vente ou de rechercher le meilleur logiciel de service d'électricien pour vous, commencez par regarder dans le miroir. Je sais que ça peut sembler fastidieux à faire. Même si vous le faites rapidement, il est utile de prendre quelques minutes pour y réfléchir. Pourquoi ? Parce que, si vous vous plongez directement dans la sélection du logiciel pour électriciens, vous allez forcément sélectionner une solution qui ne convient pas. Ou pire, vous sélectionnerez le logiciel de service parfait, et finirez par ne pas l'utiliser. Ce qui vous coûtera plus de temps et plus d'argent. Évitons donc cette situation et prenons le temps d'analyser vos opérations.
 
 Vous pouvez étendre cette analyse à une analyse commerciale complète de votre entreprise. Cependant, pour choisir le meilleur logiciel de service d'électricien, nous devons nous plonger dans vos opérations. Nous voulons savoir quels sont vos processus et comment le flux d'informations circule dans votre entreprise. 

Alors, par où commencer ? Malheureusement, il n'existe pas de formule magique pour analyser votre activité d'électricien. Mais une bonne méthode pour commencer est de se poser trois questions :

1. Comment est-ce que je distribue les ordres à mon équipe ?
2. Comment mon équipe rend-elle compte de ce qui se passe sur le terrain ?
3. Comment créer des factures ?

En répondant à ces trois questions, vous devriez déjà avoir une idée générale de l'organisation de vos activités. Ce que je vous suggère également, c'est de cartographier le flux d'informations. Depuis l'ordre de travail jusqu'au moment où vous envoyez la facture. Pour chaque étape, vous devez répondre aux questions suivantes :

• Qui est responsable de l'étape ?
• Quelles informations sont enregistrées ?
• A qui les informations sont-elles envoyées ?
• Comment les informations sont-elles transmises ?

Grâce à cette carte, vous devriez avoir une compréhension claire du flux d'informations dans votre organisation. 

Grâce à une meilleure compréhension de votre organisation, vous pouvez identifier les problèmes et les possibilités d'amélioration. Pour ce faire, examinez les réponses que vous avez fournies au point précédent. Grâce à cette analyse, vous pouvez identifier tous les endroits où la circulation de l'information est mauvaise. Si vous n'êtes pas sûr des problèmes potentiels, allez demander à votre équipe. 

Pour vous guider dans cette démarche, laissez-moi vous citer quelques problèmes ou opportunités d'amélioration très courants. Il y a de fortes chances que les vôtres soient similaires :

• Remplir les rapports de terrain prend un temps précieux ; temps qui serait mieux utilisé à travailler sur le terrain.
• Les rapports de terrain sont incomplets ou de qualité inégale.
• Les informations sur les activités de terrain ne sont pas toujours centralisées et transmises.
• Les factures sont incomplètes ou ne sont pas envoyées.
• Le partage des rapports de terrain est complexe, et parfois certains rapports de terrain sont perdus.

Ce sont des problèmes courants ! Je les ai vus dans plusieurs organisations différentes. Bien que vos problèmes puissent être différents, il est très probable que vous partagiez certains de ces problèmes communs. Tous ces points sont faciles à résoudre avec un logiciel de terrain pour électricien. Si vous rencontrez l'un de ces problèmes communs, vous profiterez grandement d'un logiciel de service. 

Une fois vos problèmes et opportunités spécifiques identifiés, vous êtes maintenant prêt pour la dernière étape avant de plonger dans un logiciel de service pour électriciens. 

Maintenant que vous avez une vue d'ensemble claire du fonctionnement de votre organisation, vous pouvez définir vos besoins. Basez votre liste de besoins sur les problèmes et les opportunités que vous avez identifiés précédemment. L'objectif ici est de transformer en besoins, tous vos problèmes et opportunités. Le but est que vous trouviez le logiciel de service d'électricien parfait répondant à vos besoins spécifiques et non pas un logiciel quelconque qui ne vous aidera à gagner ni temps ni argent. 

Commencez par transformer vos problèmes et opportunités en besoins. Par exemple, le problème courant "Les factures sont incomplètes ou ne sont pas envoyées" pourrait être transformé en besoins ainsi : "Exporter une seule intervention dans un document partageable" et "Modèles personnalisables pour l'exportation".  Personnellement, je préfère séparer chaque besoin. Bien que ce ne soit pas obligatoire, cela m'aide à organiser mes besoins et à les comparer aux logiciels de service pour électriciens potentiels.

Si vous avez une très longue liste de besoins, je vous suggère fortement de les classer. Classez-les par ordre d'impact du problème qu'ils résolvent. Plus le problème est important, plus le besoin est grand ! Classer vos besoins vous permet d'agir en priorité là où vous pouvez vraiment avoir un impact majeur. 

Si vous avez beaucoup de besoins, il y a des risques que vous ne trouviez pas une seule solution pour répondre à tous vos besoins. Dans ce cas, je vous suggère de commencer par les besoins les plus importants et de trouver une solution pour ceux-ci. Pour les autres besoins, vous pouvez trouver une deuxième solution. Gardez simplement à l'esprit que les deux solutions doivent offrir des moyens de créer des interfaces automatiques (par exemple avec une API). N'hésitez pas à vous renseigner auprès des équipes commerciales pour en être certain.

Ok. Maintenant nous sommes prêts à nous lancer ! Prenez toutes les réponses aux questions précédentes, et partons à la recherche du meilleur logiciel de service d'électricien pour vous. Parce que le logiciel de service d'électricien n'est pas une catégorie parfaitement définie, votre recherche pourrait devenir difficile. Un bon point de départ est les logiciels de gestion des services sur le terrain. Il s'agit d'une catégorie de logiciels qui offre des outils pour répartir, enregistrer et exporter tous les services sur le terrain. Vous pouvez parcourir ces logiciels sur Captera (lien vers Capterra bMoves).

Il existe deux approches pour les logiciels de gestion des services sur le terrain, les logiciels spécialisés pour une industrie ou les logiciels canevas. Avec un logiciel spécifique à un secteur, vous obtiendrez généralement des fonctionnalités et des préréglages adaptés aux besoins du secteur. Ainsi, si vous en trouvez un conçu pour les électriciens, il pourrait bien répondre à vos besoins. Cette solution peut convenir à plusieurs besoins, mais elle a tendance à se heurter aux objectifs à long terme. Si vous voulez mon avis, j'opterais plutôt pour un logiciel de type "canevas". Avec un logiciel canevas, vous disposez d'outils et de fonctionnalités qui vous permettent d'adapter la solution à vos besoins. Pourquoi est-ce mieux ? Parce que de cette façon, vous n'avez pas à adapter vos processus internes à des processus stricts définis par une société de logiciels. Au contraire, vous pouvez surtout traduire vos processus manuels en processus numériques sans sacrifier la possibilité de les adapter. Vous disposez ainsi d'un logiciel de service pour électriciens qui répond le mieux à vos besoins !

Ce que je suggère aussi fortement, c'est d'opter pour un logiciel avec une version gratuite ou une version d'essai. Quelle est la différence, demandez-vous ? Une version d'essai vous donne un accès limité dans le temps à un certain abonnement payant tandis qu'une version gratuite est illimitée dans le temps mais peut être limitée dans les fonctionnalités. Un logiciel avec une version gratuite ou une version d'essai vous permettra de tester la solution et de voir si elle correspond à vos besoins. Tout cela loin des argumentaires de vente. Lorsque je veux acheter un nouveau logiciel, je trouve toujours que c'est la meilleure façon de commencer.

Que vous ayez beaucoup de besoins ou des besoins limités, je vous suggère de choisir un logiciel de service d'électricien vous offrant des possibilités de croissance. C'est important car, avec l'expérience, vous allez détecter des améliorations possibles. Il est donc toujours bon d'avoir une marge de manœuvre. Pour disposer d'une marge de manœuvre, il existe deux moyens principaux. Premièrement, vous pouvez choisir un logiciel offrant plus de fonctionnalités que celles dont vous avez besoin actuellement. Veillez à ce que ces fonctionnalités supplémentaires ne soient pas trop lourdes à supporter au début.  Deuxièmement, recherchez un logiciel qui peut être interfacé avec des outils tiers. En général, cela se fait par le biais d'une API (interface de programmation d'applications). Si le logiciel que vous utilisez en possède une, vous serez en mesure de l'interfacer plus tard.

Avec votre nouveau logiciel de service pour électricien prêt, nous pouvons maintenant commencer avec la mise en œuvre. Pour cela, j'ai 3 derniers conseils pour vous. Ils peuvent sembler évidents, mais beaucoup trop d'entreprises les négligent. Je pense, qu'un peu de planification avant d'agir est préférable sur le long terme. Surtout en présence de résistances au sein de votre équipe. 

Reprenez l'analyse de votre entreprise et les problèmes que vous avez identifiés. Il s'agit maintenant d'identifier comment transformer vos processus manuels en processus numériques. La clé pour pouvoir le faire avec soin est de commencer par connaître votre logiciel de service pour électriciens. Votre fournisseur devrait disposer d'une documentation pour vous aider à démarrer. La bonne chose est que, si vous avez choisi bMoves, vous pouvez consulter notre Centre de Formation. 

Pour convertir vos processus manuels en processus numériques, commencez par écrire à côté de chaque position de votre processus comment vous allez la résoudre dans votre nouveau logiciel de service pour électriciens. Pour chacune de ces positions, planifiez les fonctionnalités de votre logiciel que vous utiliserez. Il y a de fortes chances que ce travail soit simple.

Voici quelques exemples avec bMoves :

• Utiliser un formulaire personnalisé dans une activité pour obtenir le nom du client et le matériel utilisé.
• Garder bVision ouvert sur un écran affichant toutes les interventions en cours.
• Utiliser une activité exclusive pour enregistrer tous les temps de déplacement

Si vous ne devez retenir qu'une seule chose de tous ces articles de blog, c'est ceci. Commencez petit et grandissez. N'essayez pas de tout faire avec votre logiciel de service d'électricien dès le départ. C'est possible mais cela compliquera beaucoup les choses. Si vous commencez par numériser seulement quelques problèmes et que vous vous développez à partir de là, vous construirez une infrastructure numérique cohérente. 

Commencer petit et grandir ne signifie pas ne pas avoir de plan. Bien au contraire, conservez le plan que vous avez conçu précédemment. Dans ce plan, cherchez à savoir quel est le minimum du processus que vous devez numériser pour être cohérent. Par exemple, vous pouvez commencer par :

1. Demandez aux techniciens d'enregistrer leur temps de déplacement et leur temps de travail
2. Remplissez un rapport de terrain une fois le travail terminé
3.  Analyser les interventions en cours sur votre écran

Bien sûr, ce n'est qu'un exemple et en fonction de vos besoins, cela peut changer.  Avec une telle base, vous avez tous les éléments nécessaires pour commencer, tout en ayant la possibilité d'ajouter des informations ou de faire plus de choses.

Tout votre travail et vos bonnes intentions sont inutiles si votre équipe n'est pas prête à utiliser et à tirer le meilleur parti de votre logiciel de service pour électriciens. Si vous avez suivi le conseil que je vous ai donné et que vous vous êtes renseigné sur leurs problèmes, votre équipe devrait déjà être partiellement à bord. En résolvant leurs problèmes et les vôtres, vous suscitez déjà leur intérêt pour l'utilisation de votre logiciel de service d'électricien.

En dehors de la résistance habituelle au changement, la critique la plus courante est "Je ne veux pas être suivi dans tout ce que je fais". Et c'est compréhensible. Personne ne veut que toute sa vie soit suivie à la trace. Pour répondre à cette question, assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement du logiciel que vous avez choisi. 

• Quand le logiciel enregistre-t-il les activités ?
• Comment l'enregistrement fonctionne-t-il ?
• Comment les données sont-elles envoyées ?
• Les techniciens de terrain peuvent-ils modifier les paramètres ?

Par exemple, chez bMoves, nous avons répondu à ces questions en laissant le contrôle au technicien de terrain. L'enregistrement de la position, des activités, etc. commence quand le technicien le décide et s'arrête à son initiative. De plus, bMoves offre des paramètres permettant à chaque technicien de terrain de désactiver le GPS et de désactiver la transmission de données en direct. En plaçant le technicien de terrain aux commandes, nous avons construit un logiciel pour les électriciens sur le terrain et au bureau.